¿Es obligatorio utilizar un sistema online para el control horario? ¿Debe estar conectado a un servidor público? En este artículo resolvemos estas y otras dudas sobre la normativa actual y los cambios previstos para 2025.
Introducción
El registro de la jornada laboral de los trabajadores es una obligación legal para todas las empresas en España desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo. Esta normativa ha generado numerosas dudas entre los empresarios, especialmente sobre los sistemas válidos para realizar este registro y si existe obligación de que sean online o estén conectados a servidores públicos.
En este artículo analizaremos la normativa actual, los cambios previstos para 2025 y responderemos a las principales dudas sobre este tema, ofreciendo claridad para que las empresas puedan cumplir con sus obligaciones legales de manera eficiente.
La normativa actual: Real Decreto-ley 8/2019
El Real Decreto-ley 8/2019 introdujo la obligación de registro diario de jornada mediante la modificación del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, añadiendo un nuevo apartado 9 que establece:
Obligaciones básicas establecidas por la ley
- Registrar diariamente la jornada de cada trabajador
- Incluir la hora exacta de inicio y finalización de la jornada
- Organizar y documentar este registro según lo acordado en la negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes de los trabajadores
- Conservar los registros durante cuatro años
- Mantener los registros a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social
¿Qué sistemas son válidos actualmente?
La normativa actual NO especifica qué sistema debe utilizarse para el registro, dejando libertad a las empresas para elegir el método que mejor se adapte a sus necesidades, siempre que cumpla con los requisitos básicos.
Importante: El Real Decreto-ley 8/2019 no impone la obligación de utilizar sistemas digitales, online o conectados a servidores públicos. Son válidos tanto los sistemas manuales como los digitales, siempre que garanticen la veracidad y fiabilidad de los registros.
Según la guía oficial del Ministerio de Trabajo sobre el Registro de Jornada:
Cambios previstos para 2025
Para 2025 se están discutiendo importantes cambios en la normativa de control horario que podrían entrar en vigor próximamente. Es importante destacar que, hasta la fecha, estos cambios forman parte de un anteproyecto y no constituyen una normativa aprobada definitivamente.
Principales novedades del anteproyecto
- Digitalización del registro: Se plantea que el registro deba realizarse por medios digitales, eliminando los formatos tradicionales en papel.
- Acceso remoto para inspecciones: La Inspección de Trabajo podría tener acceso remoto a los registros, lo que requeriría sistemas preparados para esta funcionalidad.
- Mayor protección contra manipulaciones: Se exigiría que los sistemas garanticen que los registros no puedan ser alterados posteriormente.
- Reducción progresiva de la jornada laboral: Se contempla una reducción gradual de la jornada máxima, de 40 a 38 horas semanales.
- Aumento de las sanciones: Se prevé un incremento en las sanciones por incumplimientos, que podrían llegar hasta 10.000 euros por trabajador en casos graves.
Atención: Estas medidas NO están vigentes actualmente. Son parte de un anteproyecto en discusión y podrían sufrir modificaciones antes de su aprobación definitiva.
Calendario previsto para la implementación
Según el borrador actual, se establecería un período de adaptación escalonado según el tamaño de las empresas:
| Tamaño de empresa | Plazo de adaptación |
|---|---|
| Grandes empresas (más de 250 trabajadores) | 3 meses desde la entrada en vigor |
| Medianas empresas (50-250 trabajadores) | 6 meses desde la entrada en vigor |
| Pequeñas empresas (10-49 trabajadores) | 9 meses desde la entrada en vigor |
| Microempresas (menos de 10 trabajadores) | 12 meses desde la entrada en vigor |
Aclarando las dudas más comunes
¿Es obligatorio utilizar un sistema online para el control horario?
Actualmente NO. La normativa vigente (Real Decreto-ley 8/2019) no obliga a utilizar sistemas online. Las empresas pueden elegir el método que mejor se adapte a sus características, incluidos sistemas manuales en papel o digitales sin conexión a internet.
En el futuro, con los cambios previstos para 2025, podría exigirse que el registro sea digital, pero esto aún no ha sido aprobado definitivamente.
¿Es obligatorio que el sistema de registro esté conectado a un servidor público?
NO, en ningún caso. Ni la normativa actual ni el anteproyecto para 2025 establecen la obligación de conectar el sistema de registro a un servidor público. Lo que se plantea para el futuro es la posibilidad de acceso remoto por parte de la Inspección de Trabajo, pero esto no implica una conexión permanente a servidores gubernamentales.
El Real Decreto-ley 8/2019 establece que los registros deben estar «a disposición» de la Inspección de Trabajo, lo que significa que deben poder mostrarse cuando sean solicitados, no que deban estar conectados permanentemente.
¿Qué sistemas son válidos actualmente?
Son válidos todos los sistemas que permitan un registro fiable e inmodificable de la jornada, como:
- Hojas de firma en papel
- Tarjetas de fichaje
- Aplicaciones móviles
- Sistemas biométricos
- Software de gestión del tiempo
- Hojas de cálculo protegidas
¿Qué consecuencias tiene no llevar un registro de jornada?
El incumplimiento de la obligación de registro de jornada está tipificado como infracción grave en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), con sanciones que pueden oscilar entre 751 y 7.500 euros, dependiendo de la gravedad.
Recomendaciones prácticas para las empresas
Aunque la normativa actual permite flexibilidad en los sistemas de registro, es recomendable considerar las siguientes pautas:
- Documentar el sistema elegido: Es importante dejar constancia del sistema de registro adoptado, preferiblemente mediante un acuerdo de empresa o tras consulta con los representantes de los trabajadores.
- Garantizar la fiabilidad: El sistema debe garantizar que los registros no puedan ser modificados posteriormente y que reflejen fielmente las horas reales trabajadas.
- Facilitar el acceso: Los trabajadores deben poder acceder a sus propios registros de forma sencilla.
- Conservación adecuada: Establecer un sistema de almacenamiento seguro que garantice la conservación de los registros durante los cuatro años exigidos por la ley.
- Anticiparse a los cambios: Aunque no es obligatorio actualmente, las empresas pueden considerar la migración gradual hacia sistemas digitales, anticipándose a los posibles cambios normativos de 2025.
Conclusiones
La normativa actual sobre control horario (Real Decreto-ley 8/2019) establece la obligatoriedad de registrar la jornada diaria de todos los trabajadores, pero ofrece flexibilidad en cuanto a los medios para hacerlo. No existe obligación legal de utilizar sistemas online ni de conectarse a servidores públicos.
Para 2025 se están debatiendo cambios que podrían incrementar los requisitos técnicos, exigiendo la digitalización del registro y facilitando el acceso remoto a la Inspección de Trabajo. Sin embargo, estos cambios aún no están aprobados y podrían modificarse antes de su entrada en vigor.
Las empresas deben asegurarse de cumplir con la normativa actual mientras se preparan para posibles cambios futuros, adoptando sistemas que garanticen la fiabilidad y conservación adecuada de los registros de jornada.
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